Le quotidien documentaire d'une commune
Une administration communale produit et conserve une quantité considérable de documents : règlements communaux, procès-verbaux de séances, directives, décisions de l'exécutif, correspondance, contrats, dossiers d'administrés, procédures internes. Cette mémoire est précieuse. Mais elle est dispersée, sur plusieurs années, dans plusieurs dossiers, sous plusieurs formats.
Résultat : retrouver une information fiable demande souvent d'ouvrir plusieurs fichiers, de comparer des versions, ou de solliciter la collègue qui « sait où c'est ». Et quand cette personne est absente, ou part à la retraite, une partie du savoir s'en va avec elle.
Pourquoi la recherche classique atteint ses limites
La recherche par dossiers et par mots-clés fonctionne tant qu'on sait exactement où chercher et quel terme employer. Mais un règlement parle de « émoluments » là où l'on cherche « taxe » ; une décision pertinente se trouve dans un procès-verbal de 2019 dont personne ne se souvient ; une information utile est enfouie dans un PDF scanné de quarante pages.
Là, la recherche par mots-clés ne suffit plus. Il faudrait pouvoir poser une question en langage courant et obtenir une réponse, avec l'indication précise du document et de la page d'où elle provient.
Poser une question, obtenir une réponse sourcée
C'est exactement ce que permet une solution conçue autour des documents de la commune. Les collaborateurs interrogent l'ensemble des contenus comme ils parleraient à un collègue qui aurait tout lu, et qui citerait toujours sa source.
Des questions du quotidien
À chaque réponse, le système indique le document utilisé et permet de l'ouvrir directement à la bonne page. La personne garde la main : elle vérifie la source avant de s'appuyer dessus. C'est le principe d'une réponse sourcée et traçable, comme pour GeoBrain, l'assistant que nous avons développé avec un bureau d'ingénieurs et de géomètres.
Ce que les équipes peuvent faire
Au-delà de la recherche, une même solution couvre l'essentiel des tâches documentaires d'un secrétariat communal.
Concrètement, au sein de la commune
Les contenus se mettent à jour à mesure que la commune produit de nouveaux documents. Lorsque c'est pertinent, certaines sources officielles sélectionnées peuvent aussi être intégrées et tenues à jour.
Une configuration locale pour garder la maîtrise des données
Pour une administration, la maîtrise des données et des accès est centrale. Dans une configuration entièrement locale, les documents, les modèles et les traitements restent dans l'environnement de la commune, sans recours nécessaire à une API externe ou à un service cloud.
Cette architecture facilite le contrôle des flux, des droits d'accès et de l'infrastructure, dans le cadre des exigences définies par la commune. Selon les besoins, une configuration hybride ou une alternative hébergée reste possible ; les données concernées et les flux sont alors expliqués et validés avec l'organisation. Nous détaillons ces options dans IA locale, hybride ou hébergée.
ASTERVA Box n'est pas qu'un serveur
ASTERVA Box est l'infrastructure locale sur laquelle tourne l'assistant. Mais ce n'est ni un simple ordinateur, ni une « box Internet ». C'est le support matériel d'une solution complète, pensée pour le fonctionnement réel d'une commune.
Autour de la Box, le projet comprend le cadrage des besoins, l'analyse des documents, la configuration, la définition des droits d'accès, les tests, la formation des collaborateurs, le déploiement, puis la maintenance, les mises à jour et le support. C'est cet ensemble qui rend l'information accessible, pas l'appareil seul.
Comment se déroule un projet avec une commune
La démarche est progressive et sans rupture. Elle part de vos usages, pas de la technologie.
Cadrer les besoins
Identifier les utilisateurs, les sources les plus utiles et les tâches à simplifier en priorité, service par service.
Structurer les connaissances
Recenser les documents pertinents - règlements, procès-verbaux, directives - et organiser leur intégration.
Configurer et définir les accès
Installer ASTERVA Box, mettre en place l'assistant et définir les droits selon les rôles au sein de l'administration.
Tester et former
Vérifier les réponses sur vos cas réels, ajuster, puis former les collaborateurs à un outil pensé pour être simple d'usage.
Maintenir et faire évoluer
Assurer les mises à jour, le support et l'adaptation aux nouveaux besoins de la commune dans la durée.
Une connaissance du terrain communal
ASTERVA. ne découvre pas le fonctionnement d'une commune. Notre approche s'appuie sur l'expérience de Bruno Marmier, conseiller communal à Villars-sur-Glâne et ancien syndic. Cette connaissance directe des contraintes du service public, de la qualité documentaire et des responsabilités d'une administration oriente la conception de chaque projet. Vous trouverez son parcours sur notre page À propos.
Vous avez découvert ASTERVA. à la suite d'un échange ou d'un courrier ?
Cette page résume notre approche pour les administrations communales : partir de vos documents et de vos usages réels, définir le niveau de maîtrise attendu, puis mettre en place une solution adaptée à votre organisation. Un premier échange permet d'identifier les sources prioritaires, les utilisateurs concernés et le périmètre d'un éventuel démonstrateur.
Échangeons sur vos documents et vos usages.
En 20 à 30 minutes, nous identifions vos sources, vos besoins et la configuration adaptée à votre administration. Une présentation est possible sur demande.